各学院、党政群各部门、校直各单位：

为做好院长办公会议议题的确定、材料的准备及汇报有关工作，提高会议效率和会议质量。根据《贵州理工学院关于坚持和完善党委领导下的校长负责制的实施细则》《贵州理工学院院长办公会会议议事规则》精神，结合工作实际，现将相关事宜通知如下：

一、议题的提出和确定

（一）院长办公会议讨论的议题，由院长、副院长、分管行政工作的党委副书记提出。

（二）凡提交院长办公会议的议题，分管院领导必须责成相关职能部门事先进行充分调研、论证和协商，在形成比较成熟的方案、意见或建议后，形成文字材料提交上会申请。

（三）学院办公室收集汇总院领导提出的议题，形成议题单报院长确定。凡涉及“重要事项”议题时应听取党委书记的意见。

二、议题材料的准备

（一）上会议题须填写《院长办公会议议题填报单》，议题涉及其他部门的，事先征求意见、待意见统一后，相关部门会签议题填报单，并报分管院领导签批同意，送学院办公室秘书科。

（二）凡提交会议的材料，必须能够充分说明问题。材料包括议题填报单、议题文字说明（基本情况介绍、存在的问题、需提请会议议定的事项）及论证相关材料。提请会议议定的事项须有相对明确的解决方案、意见或建议。

（三）院长办公会议原则上每两周举行一次，周四为例会日。各部门至少提前两个工作日将上会议题所有材料纸质版（凡涉及规章制度，按照公文规范排版印制15份）和电子版（包括汇报PPT）交至学院办公室秘书科，学院办公室秘书科负责统一收集上会材料交由院长审定，逾期不予上会。

（四）根据工作需要由院长临时安排召开的院长办公会议，由学院办公室通知会议时间及报送材料的具体时间。

三、议题汇报要求

（一）议题汇报采用PPT和文本相结合的形式进行，汇报要完整、清晰、准确、简要。

（二）汇报时须从议题基本情况介绍、存在的问题、解决的建议（方案）、需会议决定的事项等四个方面加以简明扼要地阐述。

（三）议题原则上由提出议题的分管院领导汇报，部门主要负责人和议题列席人员根据需要作补充汇报。

四、会议参会要求

（一）院长办公会议由院长（或其委托的副院长）主持，副院长、院长助理出席会议。党委书记、党委副书记、纪委书记可视议题情况列席会议。学院办公室负责人、党委办公室主要负责人、监察室主任固定列席院长办公会议。

（二）院长办公会议必须有半数以上成员到会方能召开。会议列席人员由会议主持人确定。由学院办公室统一通知，其他部门不能代通知。

（三）原则上提出议题的分管院领导不能出席会议时，议题不予上会。分管院领导因特殊情况不能出席会议的，经请示会议主持人同意后可视议题情况委托部门负责人代为汇报，分管院领导和部门负责人均不能参加会议的，取消议题上会资格。

（四）参会人员不得缺席和迟到，不得擅自安排其他同志参会。如确需请假或更换参会人员，须向会议主持人报告，并第一时间向学院办公室秘书科反馈。

五、会议议事制度

（一）会议实行一事一议。参加会议的人员根据具体情况充分发表自己的意见，对讨论议题要有明确的态度。在充分讨论的基础上由会议主持人进行归纳集中，形成会议决定。

（二）院长办公会作出的决定、决议，由有关责任人分工负责组织实施，任何个人无权改变。个人如有不同意见，记录在案，但必须坚决执行，不得在会议之外发表与决定不同的意见，违者按有关规定处理。

六、其他有关工作要求

（一）所有行政院领导和行政部门负责人必须高度重视，严格按照以上工作要求执行。

（二）学院办公室负责会议议题收集、会议通知、会议记录、整理会议纪要、会议材料归档等相关会务工作；负责将会议讨论决定的工作事项，通知相关部门，并协助分管院领导负责会议决议、决定的督办检查，将落实情况及时向院长报告。

特此通知。

                                     贵州理工学院办公室

                                        2018年12月13日