(秘书科事项)
各学院、党政群各部门、校直各单位：
按照《中央办公厅党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求，为统一我校公文格式，提升公文的规范性和美观度，学校办公室结合学校相关单位（部门）实际，对“通知”“请示”“报告”“会议纪要”等常用公文格式进行明确，具体事宜通知如下。
一、常用公文共性要求
公文用纸统一用A4纸张，页边距设置（CM）：上3.9，下3.3，左2.7，右2.7。一般情况下，文件红头为单位（部门）全称（或规范简称），一律用方正小标宋简体，要采用调整字号大小及缩放比例方式呈一行居中排布，不能分列多行。文件页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式，首页不显示页码。
二、常用公文格式要求
（一）通知、请示报告通用格式
1.标题。标题用2号方正小标宋简体字体，分一行或多行居中排布；分多行排布时段落行距固定值设为30磅，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.副标题。副标题用小二号楷体-GB2312居中排布。
3.主送机关。采用3号仿宋-GB2312字体，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。上行文只能有1个主送机关。
4. 正文。 正文一律用3号仿宋-GB2312字体，每个自然段首左空二字。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”（不能写成1、）“（1）”标注；正文一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷体-GB2312加粗，三级标题用3号仿宋体-GB2312加粗，其余正文文字均用3号仿宋体-GB2312。正文行间距固定值一般设为28磅，可视情况适当调整。数字应使用“Times New Roman”字体。
5.附件说明。正文下空一行左空二字编排“附件”二字（如“附件：1. ×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
6.行文机构。行文机构又称落款，一般在在正文之下空三行（可根据页面需要适当空行），用3号仿宋-GB2312，落款必须标注。
7. 成文日期。必须标注，成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“2016年11月5日”。无发文单位落款时，成文日期一般右空四字编排；有发文单位落款时，发文单位名称应以成文日期为准居中；落款日期使用阿拉伯数字，不能使用汉字大写日期。
8. 印章。印章端正、居中下压行文机构和成文日期，加盖印章的页面必须显示正文，不得在空白页面加盖印章。如材料排版后所剩空白处不能容下印章，可以采取适当调整行距的措施解决。
9. 附注。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示类文件必须以附注形式注明联系人姓名和联系电话，其他文件不需标注。
10. 附件。在正文后一页编排。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，“附件”二字后不标冒号等标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
11.页码。文字材料版面超过2页应当编制页码，首页不显示页码。
12.抄送单位。一律使用4号仿宋-GB2312，左右各空1字符。
（二）会议纪要通用格式
1.红头。红头字体缩放合适，一律用方正小标宋简体字体，主持会议部门名称（全称或规范简称）第一行居中排布，“会议纪要”第二行居中排布；段落行距为“单倍行距”。
2.纪要编号。红头文字下空2行约20mm，用三号仿宋-GB2312居中排布。
3. 行文机关和时间。距纪要编号下空2行约20mm，行文机关和会议时间用3号仿宋-GB2312字体，左右各空1字符。
4.标题。标题距行文机关下空2行约20mm，用2号方正小标宋简体字体，分一行或多行居中排布；分多行排布时段落行距固定值设为30磅，标题排列应当使用梯形或菱形。
5. 正文。第一段需明确会议主持人、召开会议时间、地点及会议名称，一律用3号仿宋-GB2312字体。第二段原则上使用黑体“会议议定事项如下：”，第三段即为具体内容。具体内容原则上不出现二级标题。正文行间距固定值原则上设为28磅，可视情况适当调整。数字应使用“Times New Roman”字体。每个自然段首左空二字。
6. 附注。如实人员按规范顺序罗列出席、列席、请假、记录人员。人员只显示姓名，不需罗列职务，中层干部原则上按照机构顺序排序。
7. 抄送单位。一律使用4号仿宋-GB2312，左右各空1字符。
8. 印制及页码。原则上正反面印制，文字材料版面超过2页应当编制页码，首页不显示页码。
三、相关要求
请各单位（部门）遵照执行，《通知》印发后若相关部门报送或印发的公文材料仍有问题的，办公室将予以退回或通报。
