(档案科事项)
各学院、党政群各部门、校直各单位：
为了加强学院办公室（档案馆）档案管理，确保档案安全完整，充分发挥档案资料的作用，使档案查（借）阅工作规范化、制度化，特制定本规定。
一、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均可利用属于开放范围的档案。
二、开放档案查（借）阅。本校教职工持本人工作证或身份证，学生持本人学生证；外单位人员持单位介绍信及个人有效证件均可利用本馆开放的档案资料。
三、保密档案、未开放档案及跨部门档案查（借）阅。除必须持有上述证件外，还须经相关部门和领导审批后，方可查（借）阅。查阅涉密档案，按照《贵州理工学院档案保密制度》办理，涉密档案原则上不外借，确因工作需要外借的，必须在查（借）阅事由中注明，并经保密部门和学校办公室负责人审批方可；查阅涉密档案人员，必须是我校在册正式职工，且为中共正式党员；其复制、摘录的内容，须妥善保管，使用完毕后，必须交回学校办公室档案科销毁。
四、查（借）阅档案须认真填写《贵州理工学院查（借）阅综合档案申请表》（学校办公室网站下载），填写申请表时注意，综合档案查询需部门负责人签字（盖部门公章），跨部门档案查询需相关部门负责人签字批准（如：会计档案需计划财务处负责人签字批准），最后须经学院办公室（档案馆）负责人审批签字后，方可利用。
五、利用者如需摘抄、复印档案资料，须经学校办公室档案科同意。经同意后摘录、复印的档案资料，经校对并加盖学校办公室档案科公章后有效。
六、利用档案者应对所利用档案的保密、安全、完整负责。不得将档案内容随意转告他人。未经学校办公室或有关部门同意，不得转借、擅自公布档案内容，不得随意涂改、圈画，不得拆卷、增、删档案内容或污损档案，更不能丢失。如有上述情况，将视情节轻重，依法严肃处理。
七、档案原则上不能外借，特殊情况需外借档案原件的，要办理特批手续，并严格限制借出时间，一般不超过5天，如需延长，应提前补办延期手续。
八、档案借出后，经办人员要定期催还。归还时，要当面检查无误后，方可注销外借手续；如发现有转借、损坏、丢失等现象，应登记记录并及时向分管领导汇报，根据情况，上报学校处理。
九、档案利用完毕后，利用者要将所利用的档案材料交还学校办公室档案科工作人员清点、检查，并按要求完善认真填写《贵州理工学院查（借）阅综合档案申请表》相关内容。
十、本规定由学院办公室负责解释，自2019年11月8日起实施，2017年10月17日印发《贵州理工学院办公室（档案馆）综合档案查（借）阅利用规定》（贵理工办发〔2017〕30号）同时废止。
