一、学生档案工作人员的职责
1、保管全部在籍本科学生的档案及遗留学生档案。
2、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
3、重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全院学生档案材料，及时充实档案内容。
4、办理全院学生档案的查阅、借用和转递工作。
6、登记全院学生学籍变动和处分情况。
7、研究摸索学生档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现学生档案工作制度化、规范化、科学化。
8、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
9、做好学生档案转递工作，并做好登记工作。
10、努力做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。
二、学生档案材料收集归档工作制度
1、档案管理人员要经常了解和掌握学生档案的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归学生档案的材料。
2、档案管理人员要及时登记学生学籍变动情况，发现材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。
3、在有关部门专人的密切配合下，及时将新形成的应归档案材料在一个月内准确、及时归档，并形成制度。
4、对收集的归档材料，必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案。
三、学生档案材料鉴别归档制度
1、档案管理人员对收集来的材料，要认真做好材料的鉴别工作。要维护档案内容的真实性。
2、鉴别工作应根据材料的具体情况和保存价值，确定材料是否归档。
3、鉴别中要维护档案材料的完整，对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料，要查清注明，进行复制、裱糊和技术加工。
4、经常性的对档案材料进行认真鉴别和选留。
四、学生档案转递工作制度
1、学生因退学、转学、考研等原因，学籍离开本校的，应及时将档案材料转至学生户口所在地的人事局或人才服务中心，做到“档随人转”。有就业意向的应届毕业生，档案单位以就业协议为准，未就业学生档案投递至户籍所在地的人事局或人才服务中心。
2、全院学生的档案，凡需转移投递的，应送学校办公室通过机要方式转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带，做好转递过程中的登记、移交手续，以落实责任段。
3、转递档案必须认真填写《贵州理工学院学生档案转递通知单》，并按项目详细登记清单，密封包装，并盖封口章，要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。
4、转递档案时必须写清楚档案转递单位详细地址，以免产生投递失误。转递单位必须有接收机要资格，否则不予寄送。
5、转出的档案必须完整齐全，能够表明学生在校情况，并按规定认真整理装订，不得扣留材料。
6、接收转入的档案要认真核对，确实无误后存入库房，学生入学后一个学期内未收到档案，须发出调档函催调档案。
8、严格执行转递制度，避免产生查不到下落的档案。保管机要文件交寄单，作为查询档案去向的原始资料。
五、学生档案查（借）阅工作制度
为了加强我校学生档案的管理，凡查（借）阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下：
（一）查阅范围
1、凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的；
2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的；
3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
（二）查阅手续
1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我院学生档案，应得到贵州理工学院档案馆的同意，并符合有关审批手续，由学院领导审查相关手续后档案管理人员提供查阅。
2、校内教师应工作需要查阅学生档案，应统一填写《建筑与城市规划学院查阅学生档案登记表》，写明查档原由、时间、是否复印档案内容等。
（三）注意事项
在查阅学生档案时应注意以下事项：
1、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。
2、查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。
3、档案室不得提供学生自行查阅档案，如需复印档案内材料，遵循回避原则并登记。
4、档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。
5、查阅或借用学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。
6、学生档案应在指定地点查阅。
六、学生档案检查核对制度
1、我院本科学生的档案一律按班级、按学号排列入档案柜保管。
2、凡服刑、死亡人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管。
3、每学期进行一次箱内库存档案核对、登记工作，应做到放置无误，如发现缺少及时查找。
4、凡是发现档案里有任何差错及时纠正。
5、努力做好平时档案库房的维护工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。
七、学生档案保管保密制度
为做好我院学生档案的保管保密工作，特做如下规定：
1、学生档案室应列入重点要害部门，档案室必须牢固、适用，并配备必要的安全设备。
2、为确保学生档案的安全保密，档案管理人员要认真履行职责，保管好学生档案，严防档案丢失，散落和损坏，防止失密和泄密事故的发生。
3、严格按规章制度办事，对不符合手续规定要求查阅、调取学生档案的，应予拒绝。
4、查（借）阅档案者，应严格保密，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，不准给无关人员和本人翻阅。
5、严格遵守保密制度，未经批准，不得复制档案材料；不得用电话索取或提供档案内容。
6、工作中摘录的档案材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕后应立即自行销毁，废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。
7、严禁任何个人私自保存他人的档案。
8、档案室应有专人负责保管，非档案工作人员不得擅自打开档案柜。
10、做好节假日安全保密工作和平时的安全检查工作。
11、严禁在库房内吸烟和乱丢废纸等。
八、送交档案材料归档制度
1、凡留校工作的应届毕业生，档案直接移交人事处档案管理部门，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。
2、其他情况档案无法采用机要方式投递的，可专人送交档案，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。
本条例即日起生效，由学院负责解释。
